Личный кабинет

С чего начать

1. Зарегистрируйтесь или примите приглашение от бухгалтера.
2. Короткий мастер спросит о вас, о компании и её налоговых номерах.
3. На странице «Обзор» виден один следующий шаг, например загрузить торговую лицензию, с пояснением и примерным временем.
4. Ваша часть и наша показаны отдельно: что сделать вам (реквизиты, документы, банковский счёт, команда) и что сделаем мы (проверка, договор, подключение учёта).

Документы для старта

«Документы для старта» — список того, что нужно бухгалтеру для начала работы: например, торговая лицензия, устав, паспорт и Emirates ID владельца. Сначала обязательные, ниже — те, что нужно добавить, если они есть.

У каждого документа есть подсказка, где его взять. Можно загрузить файл или сфотографировать документ на телефон. Бухгалтер принимает документ или просит заменить, а вы получаете уведомление.

Банковские счета и выписки

• Добавьте банковские счета компании и загружайте выписки в разделе «Банк и транзакции».
• Выписки в CSV разбираются сразу. Выписки в PDF и фото вносит бухгалтер.
• Повторная загрузка той же выписки не создаёт дублей.
• Можно добавлять и отдельные операции и чеки.

Как проверяются операции

Каждая операция приходит бухгалтеру на проверку. Он принимает её со статьёй учёта, задаёт вам вопрос или отклоняет с причиной. Вы получаете уведомление и отвечаете прямо в кабинете.

Принятые операции сами уходят в Zoho Books, без дублей.

Сообщения бухгалтеру

Общий вопрос задайте в разделе «Сообщения», а не в мессенджере. Каждая тема — отдельная ветка со статусом «открыта» или «решена», вся история остаётся в компании. Сообщения нельзя изменить или удалить.

Владелец, администраторы и пользователи с ролью «Финансы» видят все ветки компании. Остальные — ветки, которые открыли сами.

Задачи, запросы документов и сроки

• В «Задачах» видна работа, которую бухгалтер показывает вам, например закрытие месяца и декларации по НДС и налогу на прибыль, и её статус.
• Когда бухгалтеру нужно что-то конкретное, вы получаете запрос документа со сроком. Ответьте файлом или фото.
• Работа вне тарифа имеет цену, которую владелец или администратор согласует до начала.
• Лента сроков на «Обзоре» и «Календарь» показывают сроки FTA, наши внутренние сроки и запросы документов. Календарь можно добавить в Google, Outlook или Apple по личной ссылке.

Налоги

• В разделе «Налоги» — ваши регистрации (номера по НДС и налогу на прибыль) и строка на каждую декларацию: период, срок подачи, статус и сумма к уплате, когда она известна.
• Перед подачей бухгалтер присылает черновик декларации. Владелец, администратор или пользователь с ролью «Финансы» согласует его или возвращает с вопросами.
• После подачи видны подтверждение FTA и срок оплаты. Поданные декларации хранятся в архиве по годам.

Счета из Zoho Books

Когда Zoho Books вашей компании подключён, в разделе «Счета» видны счета покупателям и счета от поставщиков: сколько должны вам, сколько должны вы и что просрочено, с фильтрами и PDF счёта покупателю.

Кабинет только читает эти данные и ничего не меняет в Zoho Books. Их видят владелец, администраторы, пользователи с ролью «Финансы» и ваши бухгалтеры.

Звонки с бухгалтером

Запишитесь на звонок с бухгалтером в разделе «Созвоны». Вы получите подтверждение и напоминание, а время и ссылка будут в кабинете.

Оплата и тарифы

• В разделе «Оплата» — ваш тариф, что в него входит, прайс-лист и наши счета за обслуживание со статусом. Там же их можно оплатить.
• Счета видят и получают напоминания об оплате владелец, администраторы и пользователи с ролью «Финансы».
• Счёт за следующий месяц приходит 25-го числа, оплатить его нужно до 1-го; работа за месяц начинается после оплаты. Если счёт не оплачен, с 4-го числа кабинет может перейти в режим «только чтение» до оплаты. Смотреть всё по-прежнему можно.

Пользователи и роли

Владелец и администраторы приглашают коллег по почте в разделе «Пользователи» и выбирают каждому роль:

• Владелец: всё по компании, включая пользователей и оплату подписки.
• Администратор: как владелец, кроме оплаты подписки.
• Финансы: документы, банк и операции; видит задачи.
• Сотрудник: загружает чеки и документы и видит только свои загрузки.
• Наблюдатель: только просмотр.

Один человек может работать с несколькими компаниями и переключаться между ними в шапке. Вы видите, у кого из наших сотрудников есть доступ к вашей компании, а журнал действий показывает, кто, что и когда сделал.

Безопасность и где хранятся данные

• Доступ проверяется на сервере и в самой базе данных, а не только на экране: данные другой компании не открыть даже по прямой ссылке.
• Каждый загруженный файл проверяется антивирусом и хранится в закрытом хранилище. Файлы открываются только через кабинет, каждый просмотр и каждое скачивание записываются.
• Журнал всех действий нельзя изменить или удалить.
• Браузер хранит только защищённую cookie сеанса, а не токены входа. Сотрудники фирмы входят с двухфакторной защитой.
• Суммы хранятся и передаются в Zoho Books точно, без округлений.
• Мы решили, что данные клиентов в рабочем кабинете, включая резервные копии и копии для аварийного восстановления, хранятся в дата-центрах в ОАЭ. В публичном демо — только вымышленные данные.

Чего пока нетСкоро

• Мобильных приложений для iPhone, iPad и Android. Кабинет уже работает в браузере телефона.
• Входа по коду из письма.
• Смены почты самостоятельно: напишите бухгалтеру или в поддержку.